Nepředplácejte si služby a licence zbytečně dopředu, radí experti NPI
Prosinec 14, 2023
S koncem roku se vedoucí pracovníci a jejich řadoví podřízení dostávají do svízelné situace jménem rozpočet. Jak se na začátku snažili šetřit a nepořizovat zbytečnosti, s blížícími se svátky řeší, za co narychlo naspořené prostředky utratit, aby jim budget v následujícím roce neklesl. Experti z KYBcastu Václav Maněna a Pavel Matějíček varují, aby se lidé při tom nedostali do křížku s finanční správou pro nelegální jednání.
Velkou zkušenost s čerpáním peněz na konci roku má IT expert Pavel Matějíček, který se mnohdy setkává s jednáním firem, které lze ve výsledku označit za nelegální, jak sám danou aktivitu Matějíček označuje. „Mně se třeba stává, že nás osloví firma s tím, že by chtěli školení, nicméně do konce roku nemají čas ho vybrat, ale že by si ho zaplatili už teď na leden,“ začíná zkušený expert Národního pedagogického institutu ČR (NPI ČR).
Vysvětluje, že nejde o správný postup a například u Matějíčka ve firmě jde o nedovolený postup. Přesto je důvod tohoto jednání jednoduchý: za rozpočet zodpovědní lidé se snaží, aby jejich oddělení či celé firmě zůstal stejný rozpočet i následující rok. Pokud by totiž finanční prostředky nevyčerpali, budget na příští rok by se o neutracenou částku dost pravděpodobně ponížil, což může být problém v situaci zdražujících energií, služeb a dalších položek. Proto se manažeři snaží mít pro všechny případy rezervy.
Podobně na tom bývají i pedagogové a jejich ředitelé, s čímž má pro změnu primárně zkušenost zase Maněna, který je mimo jiné i středoškolským učitelem. Podle něj zase školy často řeší nákup na roky dopředu, což také není možné – služba by měla být zakoupena až v době potřeby ji čerpat, nikoliv do zásoby. Typicky jde o licence na grafické nebo textové programy a systémy vzdálené správy.
Zaměstnanci by si měli nákupy obhájit
I když oba experti chápou potřebu pracovníků zajistit stejný nebo alespoň podobný rozpočet, jako měli v končícím roce, mělo by dočerpávání peněz probíhat účelně. „Firmy nebo školy by si měly určit osobu, která bude na nákupy dohlížet. Té by měli zaměstnanci vždy obhájit svoji potřebu, proč koupit dané věci,“ myslí si Matějíček, který má bohaté zkušenosti i ze soukromého sektoru.
Lepší komunikace o nákupech má podle Maněny ještě jiný důvod. Jde o snahu předejít situacím, kdy vedení například v dobré víře pořídí sice přístroj, který by parametrově mohl odpovídat požadavkům vyučujících, ale nemusí umět některé úkony, a tak jej učitelé ve finále nepoužívají. „Často nedojde ke komunikaci koncových uživatelů. Ajťáka, který to má na starost, a pak se koupí něco, co třeba sice formálně splňuje podmínky, ale je to něco jiného, než učitel chtěl a ten to pak například odmítne používat, nebo to ani používat nejde podle představ,“ vysvětluje Maněna.
Jak na promyšlené nákupy nejen ve školství, jejichž cílem není pouze utratit peníze, ale i za ně pořídit účelné věci, to a mnohem více vám prozradí oba IT experti v 25. díle KYBcastu. Ten se detailně věnuje tématu zbývajících financí na konci kalendářního roku, a jak si s nimi poradit. Poslouchat daný díl můžete na YouTube kanálu NPI ČR, případně v podcastových aplikacích.
Připravil: Tomáš Matoušek
